紅葉の美しい季節になり、心地よい秋晴れの日も続いていますね☁

 

前回の電子取引のデータ保存の方法について深掘りしていきましょう。

まず電子取引とは・・・

請求書等の注文書、契約書、送り状、領収書、見積書等の取引情報のPDFをメール等でやりとりした場合や、Amazonや楽天などのインターネットサイトで購入した際に発行される領収書のPDFをダウンロードする場合等が電子取引に該当します。

ほとんどの事業者の方々が電子取引を行なっているのではないでしょうか。

 

これまではこれらの電子取引情報は、下記の３つのいずれかの方法によって保存が認められていました。

①電磁的記録(PDF・メール等を指す。)

②COM（写真のフィルムで資料を保管する方法を指す。）

③書面

ですが、令和4年1月1日から①の電磁的記録での保存以外の方法は認められません。

 

電磁的記録での保存を行うためには、

1. 真実性の要件
2. 可視性の要件

の2点を満たす必要があります。どのような要件なのか確認しましょう。

 

1.真実性の要件

自社又は取引先がタイムスタンプを利用している場合には、取引情報の授受を行う際に速やかにタイムスタンプを付す必要があります。

しかし、両者もタイムスタンプを利用していない場合には、第三者性が求められるため、電子帳簿保存法に対応したクラウドサービス等を利用する必要があります。

こちらは導入する際にタイムスタンプの利用も電子帳簿保存法に対応したクラウドサービス等の利用も費用が発生してしまいます。

 

2.可視性の要件

電子取引を行う際に保存場所に、パソコン等、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルの備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力で　きるようにしておくことが規定されています。

また、検索機能を確保するために取引年月日、取引金額、取引先によって検索機能を確保することが求められます。

 

検索機能の確保の方法についても確認しましょう。

電子取引の取引データを保存するシステムやクラウドサービス等がない場合の検索機能を確保する方法としてはエクセル等の表計算ソフトにより管理する必要があります。

①エクセル等で作成する一覧表の場合

・通し番号

・取引データに係る取引年月日その他の日付

・取引金額

・取引先の情報

上記の4項目を入力しておくことで、入力された項目間で範囲指定、二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定することを可能にする必要があります。

 

②ファイル名の入力により検索機能を確保しようとする場合

ファイル名を「取引データに係る取引年月日その他の日付＿取引金額＿取引先の情報」などと統一した表記にすることで可能となります。

 

事業者の方々にとって今回の改正はタイムスタンプ等の導入に費用が掛かり、検索条件を満たすための保存は事務的負担が増加してしまいますよね。

 

ですが、2023年から導入される電子インボイスへの対応の先駆けとして今回の改正が行われています。電子化に対応するためには今のうちから慣れておくことでスムーズな電子化への移行が可能となると思われます。

 

国税庁の電子帳簿保存法のQ&Aも参考に。

電子帳簿保存法Q&A（一問一答）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～｜国税庁 (nta.go.jp)

 

それではまた。